Praca nad przewodnikiem dla pracowników jednego z naszych klientów (niech pozostanie na razie tajemnicą, którego, bo projekt jest na etapie testowego wprowadzania) pokazała mi jak ważny jest wzajemny szacunek i obustronne zaufanie do swojej fachowości w kontaktach między klientem a agencją. Potrzebna też była cierpliwość – klienta do mnie i mnie do klienta. Dzięki temu możliwe było sfinalizowanie projektu, który na początku wydawał mi się tak trudny do uchwycenia jak ośmiornica wyciągana z wody.

Zaczęło się od informacji, że jest zadanie do zrobienia – przygotowanie kilku stron gazetki dla działu logistyki, który wdraża modyfikacje do modelu działania łańcucha dostaw. Pomyślałam, że zadanie z jednej strony będzie łatwe (raptem kilka stron), a z drugiej czegoś nowego się nauczę – temat logistyki nie jest mi obcy, ale mam wiedzę tylko ogólną. Z przyjemnością zapisałam telefon do osoby koordynującej prace ze strony klienta.

To było zimą:) Praca nad projektem nie była ani szybka, ani łatwa. Za to satysfakcjonująca i pouczająca.

Przede wszystkim już pierwsza rozmowa pokazała na czym będzie polegać podstawowa trudność – na komunikacji i rozumieniu się. Wiadomo, że każda branża ma swój slang i do ludzi spoza należy mówić tak, by się rozumieć. Tu jednak poprzeczka była zawieszona wysoko, tym razem nie pracowałam z ludźmi z działu komunikacji czy HR, dla których kontakty z agencją nie są niczym nowym. Klientem byli fachowcy ds. łańcucha dostaw, a po drugiej stronie mieli mnie – humanistkę do kwadratu. Pierwsza rozmowa polegała głównie na dopytywaniu się co ta druga strona ma na myśli, i upewnianiu się, że się dobrze zrozumiało.

Moim zadaniem było przygotowanie czegoś w rodzaju przewodnika, uczącego pracowników obsługujących różne odcinki łańcucha dostaw (w tym kierowców zarówno mniejszych samochodów dostawczych jak i TIR-ów) jak mogą reagować w przypadku problemów. Jakich? Na przykład jak mogą uratować spady…

Kto wie co to takiego, zapewne ma coś wspólnego z branżą transportową. Ratowanie spadów to nic innego jak nie dopuszczanie do braku realizacji dostawy mimo różnych przeciwności (począwszy od warunków na drodze a skończywszy na problemach formalnych związanych np. z fakturowaniem). Takich określeń poznałam w ostatnich miesiącach mnóstwo. O każde dopytywałam, by zrozumieć co mam zawrzeć w gazetce. CO napisać. JAK o tym napisać. Albo czego NIE NAPISAĆ, za to pokazać NA RYSUNKU.

Podjęłam decyzję, że nie będę tych branżowych określeń zmieniała – w przypadku gdy mogłam napisać „po polsku” oczywiście wybierałam określenia powszechnie stosowane, ale uznałam, że ważniejsza jest skuteczność i podejście praktyczne. Jeśli chcę, by komunikat dotarł do odbiorcy, którym jest w tym przypadku zapracowany kierowca wiele godzin spędzający za kołkiem i będący w permanentnym stresie by na czas zrealizować dostawę, to muszę pisać tak, by od razu wiedział o co chodzi. Językiem używanym w jego pracy, a nie w mojej.

Gdy pokazałam klientowi pierwszy projekt, w moim odczuciu wypełniony krótkimi tekstami, okazało się, że tekstów jest za dużo tak o 70 proc.! Musiałam jeszcze bardziej zmienić sposób myślenia – to nie był projekt, w którym powinnam walczyć przeciwko kulturze obrazkowej. Klient powiedział, bym wyobraziła sobie, że mam kilka minut przerwy, zaraz znów siadam w samochód i jadę dalej i dostaję kilka stron do czytania. Wyobraziłam sobie… że zwijam gazetę w rulonik i rzucam do schowka.

Gazetka musiała być łatwa i szybka w odbiorze komunikatów. Razem z grafikiem, który w tym projekcie odegrał kluczową rolę, „przełożyliśmy” ile tylko się dało tekstów ma infografiki. W ten sposób powstały komunikaty krótkie i konkretne, pozwalające szybko zerknąć w razie potrzeby, uzyskać potrzebną informację i …jechać dalej. W pewnym momencie klient sugerował użycia jeszcze większej liczby rysunków, ale z kolei ja i grafik przekonywaliśmy, że jeśli zatracimy proporcje między tekstem a obrazkiem, to zamiast się wyróżnić ważne treści przestaną być widoczne. Często zdarza się, że klient chce i pogrubić i wyróżnić kolorem i jeszcze dorysować strzałkę – efekt komunikacyjny jest wtedy marny, a naszą rolą jest spokojnie to klientowi wytłumaczyć. (Tu możesz przeczytać o tym, jak współpracujemy z innymi klientami.)

Podczas pracy nad tym projektem wyjątkowo udawało się zachować równowagę między uwagami klienta i sugestiami ze strony agencji (redaktorsko-graficznymi). Każde z nas było dla drugiej strony wyzwaniem, ale ponieważ rozumieliśmy, że oboje jesteśmy profesjonalistami w swoim fachu potrafiliśmy współpracować, czego finałem jest dobry projekt.