Dobry wygaszacz ekranu powinien być częścią większej kampanii informacyjnej. Mądrze pomyślany potrafi realnie wpłynąć na zachowania pracownika – mówi Ula Radzińska i wyjaśnia dlaczego, by dobrze przygotować wygaszacz, musimy myśleć empatycznie.

O wygaszacze pytamy specjalistów komunikacji wewnętrznej:

Agnieszka Zyśk-Pożoga, Kierownik ds. Komunikacji Wewnętrznej, Provident Polska

Wygaszacze ekranu traktujemy jako jeszcze jedno narzędzie komunikacji z pracownikami. Staramy się, żeby zmieniały się one w miarę regularnie i żeby zawsze można było na nich znaleźć coś ważnego. Najczęściej pełnią funkcję przypominajek, np. o tym, że zbliża się czas oceny pracowniczej i warto się do tego przygotować albo że wkrótce ważna konferencja, spotkanie firmowe. Czasem mają charakter newsowy – chwalimy się jakimś spektakularnym sukcesem. Wygaszacze to doskonałe narzędzie komunikacyjne, bo nie dość, że oszczędzamy energię, to do tego, wracając np. z kawy, przypominamy sobie o ważnych rzeczach. Bardzo je lubię!

Katarzyna Duda, HR – Talent Management and Learning & Development, PepsiCo

Uważam, że wygaszacze to bardzo dobra, skuteczna forma komunikacji do pracowników  – przynajmniej w takiej konfiguracji, jak w naszej firmie – wygaszacz jest preinstalowany na komputerach użytkowników przez dział IT i nie mogą sami go zmienić. Z tego względu rekomendowałbym jego użycie do naprawdę istotnych kampanii. Ważne jest, żeby zastanowić się do kogo „mówimy” wygaszaczem – jeśli do wszystkich pracowników, to przekaz powinien być do tego dostosowany – język, rodzaj grafik itp. Wygaszacze nie mogą być za długie, a jednocześnie komunikaty muszą wyświetlać się wystarczająco do tego, żeby użytkownicy zdążyli przeczytać. Mogą być superfajne w budowaniu świadomości/zaangażowania, kiedy swoją formą mocno przykuwają uwagę użytkownika – zwłaszcza w pierwszym wyświetleniu (przy zmianie jednego widoku na kolejny). Warto też sprawdzić wymagania co do ekranów komputerów użytkowników – czy to 4:3 czy 16:9 – „rozciągnięte” lub „przycięte” nie wyglądają estetycznie.

Czy wygaszacz ekranu to rozwiązanie, które może być dobre dla każdej firmy?

Wszystko zależy od tego, co chce się nim osiągnąć. Paradoksalnie ekran firmowego komputera jest czymś intymnym. Jeśli mamy takie możliwości, to ustawiamy na nim np. zdjęcia dzieci, miejsc, które odwiedziliśmy czy chcielibyśmy zobaczyć. Kiedy wracamy z przerwy – zwykle już zrelaksowani i gotowi do pracy – pierwsze, co nas wita, to właśnie ten obrazek na monitorze. Wygaszacz to bardzo perswazyjny kanał. Nie powinno się go nadużywać. Powinien być pomyślany jako część większej kampanii informacyjnej w firmie.

Nie może funkcjonować osobno, np. jako przekaz „Oszczędzaj światło i pamiętaj, żeby wyłączyć komputer”?

Teoretycznie oczywiście może. Zwłaszcza w średnich i dużych organizacjach, w których występuje  stały problem niegaszenia prądu i można poprzez taki wygaszacz zmniejszyć koszty, wtedy warto. Trzeba jednak ustawić go tak, by włączał się raczej w drugiej połowie dnia, pod koniec pracy. Taki komunikat nie ma sensu, kiedy jest jasno i nie używamy sztucznego światła.

Trzeba wyrzucić zbędne treści, a zostawić tylko to, co będzie miało sens. Wygaszacz to ma być jedna mała porcja – ciasteczko a nie tort.

 

Kiedy klient mówi „Chcę zrobić wygaszacz”, o co go najpierw pytasz?

Najczęściej pomysł na wygaszacz pojawia się wtedy, kiedy zobaczymy takie rozwiązanie u kogoś innego i pomyślimy „Też chciałbym coś takiego wykorzystać”. Ale trzeba zastanowić się, czy to, co chcemy na nim umieścić, to rzeczywiście najlepszy pomysł na wygaszacz. I tu rodzi się pierwsze pytanie: jaki to miałby być wygaszacz w kontekście naszej grupy? Co chcemy osiągnąć: wprawić pracownika w dobry nastrój czy go spiąć?

Jestem przekonana, że rozmawiająca z nami osoba z działu komunikacji dobrze zna nastroje w firmie i wie, jaki jest stan organizacji, czy panuje w niej przesyt informacji nakazujących. Dlaczego to ważne? Bo jeśli będziemy poprzez wygaszacz komunikowali treści typu „Musisz wyrobić 150% normy, twój wynik wynosi X, więc staraj się bardziej” w firmie, gdzie te wyniki i tak są mocno wyśrubowane, to może się okazać, że wygaszacz pogorszy sytuację i osiągniemy efekt odwrotny – dodatkowo usztywnimy organizację.

Drugie pytanie to: co klient chciałby na wygaszaczu zamieścić? Największym błędem jest, kiedy chcemy na wygaszaczu zawrzeć bardzo dużo informacji, jakby to jedno narzędzie miało być zbawieniem od wszystkich problemów firmy. To jest niemożliwe do zrobienia. Wygaszacz musi być krótki. Trzeba wyrzucić zbędne treści, a zostawić tylko to, co będzie miało sens. To ma być jedna mała porcja – ciasteczko a nie tort.

Często zdarza ci się odwodzić klienta od jego pierwotnej koncepcji na wygaszacz?

Czasem się zdarza, że pomysł nie jest wystarczający. Nie wszystko nadaje się na wygaszacz, np. informacja, jaki jest nowy numer do infolinii. Jeśli klient chciałby zrobić z wygaszacza tablicę ogłoszeń, to jestem pierwszą osobą, która postara się go od tego odwieść. Nie zawsze też trzeba oczekiwać animacyjnego wodotrysku. To kwestia różnorodności, potrzeby zmiany, bo np. przyzwyczajeni, zmęczeni animacją, będziemy szukać prostszej formy. I odwrotnie – mając doświadczenia prostych rozwiązań, będziemy szukali naszym zdaniem bardziej atrakcyjnego (może być nim wtedy animacja). Jest też duże pole do zabawy samą treścią i grafiką wygaszacza, np. czy będzie komiksowy, formalny, nieformalny, w postaci łamigłówki, ciekawostki itp.

Największym błędem jest, kiedy chcemy na wygaszaczu zawrzeć bardzo dużo informacji, jakby to jedno narzędzie miało być zbawieniem od wszystkich problemów firmy.

 

Czy można jakoś usystematyzować rodzaje wygaszacza ze względu na cel?

Mogę wskazać obszary, w których widzę duży potencjał. Na pewno tkwi on we wszystkich kwestiach, które są związane z wyrabianiem pozytywnych nawyków dbania o bezpieczeństwo danych firmowych i kwestią poufności. Nawet dbaniem o oszczędność energii, o czym wspomniałaś. Na wygaszacz nadają się wszystkie przekazy, które w delikatny sposób nawiązują do zachowań i wartości, o czymś przypominają, ale w sposób nienachalny. W końcu też takie, które będą zwyczajnie poprawiać nam nastrój, zwłaszcza że lubimy uczyć się poprzez zabawę.

Ile powinna trwać taka kampania na wygaszacz?

Bardzo trudno to wskazać, nie ma w tej kwestii benchmarku. Jak wspomniałam, wygaszacz musi być związany z kampanią informacyjną (np. mailową), która dzieje się na około. Jego trwanie jest więc zależne od tego, jak zaplanujemy całą kampanię. Natomiast jeśli mamy przekaz pomyślany tylko na wygaszacz, np. motywujący, mówiący pracownikowi, że jest wyjątkowy – bo stawiamy na to, żeby nasi pracownicy poczuli się dobrze – to taki komunikat może być ustawiony cały czas, ale np. zmienia się grafika.

Generalna zasada jest taka, że im bardziej balansujemy na granicy treści dyrektywnych, tym bardziej trzeba uważać i nie pozwalać, by ukazywały się one zbyt długo. Powinniśmy sprawdzać, na ile możemy sobie pozwolić, żeby nie wywołać odruchu ignorowania czy wręcz złości.

AudeUla_ (94 of 318) czarne noweIm bardziej balansujemy na granicy treści dyrektywnych, tym bardziej trzeba uważać i nie pozwalać, by ukazywały się one zbyt długo.

 

Czyli głównym zagrożeniem w stosowaniu wygaszacza jest to, że zirytuje pracownika?

Tak, to tak jak z nachalną reklamą w internecie czy na komórce. Niekoniecznie musimy „rezonować” z komunikatem na wygaszaczu, niekoniecznie musi on nam odpowiadać. Drugie zagrożenie jest takie, że jeśli jako firma wygaszacz zrobimy źle, bez oczekiwanego efektu, to prawdopodobnie nigdy więcej się na niego nie zdecydujemy. Później pojawi się sytuacja, w której będzie warto sięgnąć po wygaszacz, a my tego nie zrobimy, bo mamy przekonanie, że znów nie zadziała.

Tymczasem często nie zdajemy sobie sprawy z tego, w czym tkwił błąd. Na przykład, że treści, które pokazaliśmy były nieodpowiednie, pojawiły się w złym momencie, albo że kampania trwała za długo. Na wszystko jest właściwy czas i miejsce. Na przykład jeśli firma przechodzi trudny moment cięć finansowych a pokazuje wygaszacz, który zaprasza pracowników na bal noworoczny, to będzie to opacznie zrozumiane. Potrzebne jest zwyczajne myślenie empatyczne, w jaki sposób komunikat zostanie w danym momencie przyjęty. To są podstawy, ale to one są często przyczyną błędów.

Co możemy zyskać wygaszaczem?

Jeśli wykorzystujemy wygaszacz dobrze, w odpowiednich przerwach, bez epatowania, to mamy komfort posiadania kolejnego kanału, który można sensownie od czasu do czasu wykorzystać. Jestem zwolennikiem podejścia, że najczęściej wygaszacz powinien służyć rzeczom uprzyjemniającym. Mamy nim sprawić, że odbiorca poczuje się dobrze,  a nie zaciskać mu na szyi korporacyjną pętlę. Tylko wtedy wygaszacz może realnie powodować zmianę zachowań czy sposobu postrzegania, np. że pracownik rzeczywiście zacznie gasić to światło.

A jak sprawdzić tę skuteczność?

Jeśli komunikujemy coś tylko poprzez wygaszacz, np. przekonujemy do oszczędności prądu czy picia soków, to można dość łatwo zobaczyć, czy taka kampania odniosła skutek – wystarczy porównać wynik przed i po. Kiedy wygaszacz jest częścią ogólnej kampanii, w której mamy jeszcze inne elementy, to naturalnie trudniej stwierdzić, jakie jest przełożenie, co konkretna rzecz spowodowała.

Dlatego warto kampanię ustawić tak, że pod spinającym całość parasolem mamy przekazy zróżnicowane w zależności od kanału, tak żebyśmy mogli powiedzieć, na co wpłynął wygaszacz, a na co np. plakaty. Jeśli naszym głównym celem jest osiągnięcie zasięgu, spowodowanie, że cała organizacja zacznie działać w określony sposób, to oceniamy całą kampanię jako taką, wykorzystujemy wszystkie możliwe kanały, do wygaszacza dobierając taki przekaz, żeby był lekki, strawny i przyjemny. I krótki!

Twój ekran po zgaśnięciu świeci pustką? Wypróbuj nasz specjalny wygaszacz, w którym krótko radzimy, jak nabrać energii do pracy.
shutterstock_214405009_360
(mała podpowiedź: 1. Wygaszacz jest przeznaczony na PC. Rozpakuj archiwum ZIP zawierające wygaszacz. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rozpakowany plik wygaszacza: AUDE_screensaver.scr i wybierz z listy opcję „zainstaluj”)