… warto zneutralizować szkodliwy wpływ jego nieprzyjaciela – ograniczeń programów pocztowych. Jeśli będziemy się kierować kilkoma generalnymi zasadami już na etapie prac nad wizualizacją newslettera, unikniemy kolejnych mozolnych poprawek.

O czym trzeba pamiętać projektując newsletter?
szerokość newslettera: maksymalną bezpieczną szerokością, dającą  pewność, że newsletter będzie widoczny w całości bez przewijania, jest 700px.
ograniczona pula czcionek: elementy tekstowe powinny używać czcionek z tzw. „puli bezpiecznych” (web-safe fonts). Częściowo można temu zaradzić poprzez wklejanie tekstów jako grafik – grafika może zawierać napis wykonany dowolną czcionką.  Takie rozwiązanie łączy się jednak z innymi ograniczeniami, o czym dalej.
brak możliwości osadzania elementów tekstowych ponad grafiką (grafika jako tło dla tekstu): można to obejść w sposób j/w – tekst + tło jako jeden obrazek.
brak możliwości osadzania video, elementów dynamicznych bądź interaktywnych oraz skryptów JavaScript: częściowo można to kompensować animowanymi grafikami GIF.
wymogi prawne: newsletter musi dawać możliwość wypisania się z niego
responsywność: coraz więcej odbiorców używa urządzeń mobilnych o mniejszej szerokości ekranu. Warto zaprojektować newsletter, który automatycznie będzie dopasowywał się do mniejszej szerokości urządzeń (responsywny).
filtry antyspamowe: niektóre sformułowania lub rozwiązania (np. nadmiar grafik przy małej objętości tekstu) znacząco zwiększają ryzyko zakwalifikowania wiadomości jako SPAM, a więc zmniejszą szanse, że odbiorca ją zobaczy.
rozmiar: duże newslettery dłużej ładują się u odbiorcy (co może być problemem zwłaszcza przy urządzeniach mobilnych z limitem pobieranych danych) i mogą bardziej obciążać system wysyłkowy (co ma znaczenie przy dużej puli odbiorców).
załączanie obrazków: aby ograniczyć rozmiar newslettera, można nie załączać jego grafik do samej wiadomości, a linkować do grafik zamieszczonych na serwerze. Jednak przy tym rozwiązaniu część klientów pocztowych nie będzie domyślnie wyświetlać grafik (dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika). W takim przypadku na początku odbiorca będzie widział jedynie elementy tekstowe otoczone pustymi prostokątami brakujących grafik.
edycja lub wysyłanie newsletterów bezpośrednio z klientów pocztowych: bardzo często klienci pocztowi ingerują w sposób niewidoczny dla użytkownika w treść kodu HTML i CSS, powodując, że wcześniej prawidłowo przygotowany szablon u innych odbiorców wyświetla się z błędami.

Oto kilka przykładów szablonu newslettera z profesjonalnego programu do wysyłek Freshmail

Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów z wyświetlaniem newslettera na różnych klientach pocztowych, do wysyłek używa się starannie opracowanego i dokładnie przetestowanego szablonu/schematu. W kolejnych wydaniach dokłada lub usuwa się predefiniowane sekcje, wymieniając w nich zawartość określonych pól (grafiki o określonych wymiarach, bądź teksty często o ograniczonej długości). Wysyłka powinna następować z dedykowanej aplikacji, która zapewni właściwe wysłanie newslettera i zbieranie statystyk. Tematem statystyk newslettera warto jednak zająć się w oddzielnym wpisie, co też zrobimy:)